KI-Workflows für KMU
KI-Workflows, die Ihre Prozesse wirklich entlasten
Die Workflow-Schmiede entwickelt praxistaugliche KI-Workflows für kleine und mittelständische Unternehmen – von der Prozessanalyse bis zum einsatzbereiten Workflow in Ihren bestehenden Tools.
30 Minuten, unverbindlich, mit erster Einschätzung Ihres Automatisierungspotenzials.
- Weniger manuelle Copy-Paste-Arbeit
- Schnellere Bearbeitung von Anfragen, Leads und Dokumenten
- Kontrollierte KI-Nutzung mit klaren Freigaben
● Zertifizierter BAFA-Berater – Beratung ggf. förderfähig
Ausgangslage
Kommt Ihnen das bekannt vor?
- Kundenanfragen müssen manuell gelesen, sortiert und weitergeleitet werden.
- Informationen werden aus E-Mails, PDFs, Formularen und Tabellen zusammengesucht.
- Leads werden nicht konsequent nachverfolgt.
- Angebote, Protokolle oder Statusberichte kosten zu viel Zeit.
- Prozesse funktionieren nur, weil einzelne Personen alles im Kopf haben.
Das Ziel
Ein Workflow, der Informationen automatisch vorbereitet, Aufgaben sauber übergibt und Ihr Team dort entlastet, wo heute Zeit verloren geht.
Nutzen
KI muss im Alltag funktionieren – nicht nur in Präsentationen.
Die Workflow-Schmiede ist ein Angebot von Timo Rüdiger, Inhaber von Der Rüdiger Consulting. Der Fokus liegt auf digitalen Prozessen, klarer Umsetzung und Lösungen, die kleine und mittelständische Unternehmen tatsächlich nutzen können.
Persönliche Beratung durch Timo Rüdiger
Sie arbeiten direkt mit dem Berater – kein Junior-Team, keine Black Box.
Fokus auf KMU-Prozesse statt Konzernkomplexität
Lösungen, die zu Ihrer Größe passen – pragmatisch und bezahlbar.
Umsetzung mit bestehenden Tools, wo sinnvoll
Workflows laufen in Ihren Systemen statt als weitere Insellösung.
Dokumentation, Übergabe und Schulung inklusive
Ihr Team kann den Workflow danach selbst bedienen und anpassen.
Der Ansatz
So arbeitet die Workflow-Schmiede
Wir starten nicht mit einem Tool, sondern mit Ihrem Prozess. Gemeinsam identifizieren wir, welche Aufgabe sich wirklich für KI und Automatisierung eignet. Danach wird ein klar begrenzter Workflow geplant, gebaut, getestet und an Ihr Team übergeben.
- 01Prozesse verstehen, bevor automatisiert wird
- 02Nutzen, Aufwand und Risiken sauber bewerten
- 03KI dort einsetzen, wo sie messbar hilft
- 04Manuelle Freigaben einbauen, wenn Kontrolle wichtig ist
- 05Workflows dokumentieren, damit sie intern nachvollziehbar bleiben
Angebote
Drei Wege, mit der Workflow-Schmiede zu starten
Workflow-Audit & Potenzial-Workshop
Für Unternehmen, die wissen möchten, wo KI wirklich sinnvoll ist.
Klare Einschätzung Ihrer Prozesse, priorisierte Automatisierungspotenziale und eine Empfehlung für den ersten Pilot-Workflow.
- Aufnahme von 1–3 Prozessen
- Bewertung nach Nutzen, Aufwand, Risiko
- Priorisierte Workflow-Roadmap
- Kurzbericht mit nächsten Schritten
- Dauer
- 1–2 Wochen
- Richtpreis
- 1.500–3.500 € netto
Ihr Eigenanteil: ab 700 €
BAFA-Förderung bis zu 80 %
MVP-Workflow / Pilot
Für Unternehmen, die einen konkreten Prozess automatisieren möchten.
Ein abgegrenzter KI-Workflow wird konzipiert, umgesetzt, getestet und an Ihr Team übergeben.
- Detailkonzept für einen Zielprozess
- Aufbau in passenden Tools
- KI-Logik, Prompts und Übergaberegeln
- Testläufe, Doku und Team-Einweisung
- Dauer
- 2–6 Wochen
- Richtpreis
- 5.000–15.000 € netto
Ihr Eigenanteil: ab 0 €
BAFA-Förderung bis zu 80 %
Betrieb, Optimierung & Ausbau
Für Unternehmen, die Workflows produktiv nutzen und ausbauen möchten.
Bestehende Workflows werden überwacht, angepasst und schrittweise auf weitere Prozesse übertragen.
- Regelmäßige Workflow-Checks
- Optimierung von Prompts und Logik
- Support-Kontingent
- Ausbau-Roadmap
- Dauer
- monatlich
- Richtpreis
- 750–3.000 € / Monat
Add-ons
Sinnvoll ergänzbar – je nach Bedarf
Bausteine, die Sie zu jedem Paket dazunehmen können. Preise individuell im Erstgespräch.
Förderung
Bis zu 80 % Zuschuss – Ihre KI-Workflow-Beratung kann förderfähig sein
Timo Rüdiger ist zertifizierter BAFA-Berater. Für qualifizierte Unternehmensberatung können kleine und mittelständische Unternehmen einen staatlichen Zuschuss von bis zu 80 % erhalten. Im kostenlosen Erstgespräch prüfen wir, ob und in welcher Höhe eine BAFA-Förderung für Ihr Vorhaben in Frage kommt.
So funktioniert die BAFA-Förderung für Sie
- Bis zu 80 % Ihrer Beratungskosten übernimmt die BAFA-Förderung
- Sie investieren nur den Eigenanteil – beim Workflow-Audit oft nur wenige hundert Euro
- Keine versteckte Bürokratie: Wir reichen den Antrag ein und begleiten die Abrechnung
- Schnelle Freigabe: BAFA-Anträge werden in der Regel innerhalb von zwei Wochen genehmigt
Hinweis: Eine Förderung hängt von Programm, verfügbaren Mitteln und den Voraussetzungen Ihres Unternehmens ab und kann nicht garantiert werden. Die Prüfung erfolgt individuell im Erstgespräch.
FAQ
Häufige Fragen zur BAFA-Förderung
Ja. Die BAFA-Förderung steht Einzelunternehmen, Freiberuflern und Unternehmen bis 250 Mitarbeiter offen. Die meisten unserer Kunden sind Kleinbetriebe.
Das hängt vom Programm ab. Beim Workflow-Audit liegt Ihr Eigenanteil bei rund 20 % – oft nur wenige hundert Euro. Beim Pilot-Workflow übernimmt die Förderung bis zu 80 % Ihrer Investition.
Wir. Wir reichen den Antrag bei der BAFA ein, begleiten die Prüfung und sorgen für korrekte Abrechnung. Sie müssen sich selbst um nichts kümmern.
BAFA-Anträge werden in der Regel innerhalb von zwei Wochen genehmigt. Danach starten wir sofort mit der Beratung.
Das ist sehr selten. Falls es dennoch vorkommt, zahlen Sie nur die vorab vereinbarte Gebühr ohne Förderung – kein Rückforderungsrisiko.
Ablauf
Vom ersten Gespräch zum nutzbaren Workflow
Erstgespräch
Wir sprechen über Ihre Prozesse, Engpässe und Ziele. Sie erhalten eine erste Einschätzung, ob und wo ein KI-Workflow sinnvoll ist.
Prozessaufnahme
Der ausgewählte Prozess wird strukturiert aufgenommen: Auslöser, Datenquellen, Tools, Verantwortlichkeiten, Ausnahmen und Risiken.
Workflow-Konzept
Sie erhalten ein klares Konzept mit Nutzen, Ablauf, Tool-Vorschlag, Freigaben und Erfolgskriterien.
Umsetzung & Test
Der Workflow wird gebaut, mit Beispielen getestet und so angepasst, dass er im Alltag funktioniert.
Übergabe & Optimierung
Ihr Team erhält eine verständliche Einführung. Nach dem Start werden Ergebnisse geprüft und Verbesserungen umgesetzt.
Kundenstimmen
Erfahrung aus Beratung, digitalen Prozessen und praktischer Umsetzung
Stimmen aus der Zusammenarbeit mit Timo Rüdiger und Der Rüdiger Consulting.
Herr Rüdiger trat nicht als Berater auf, sondern sofort als Flügelmann an meiner Seite. Er hat in nur einer Woche die drei größten Zeitfresser in der Auftragsabwicklung identifiziert. Wir treffen Entscheidungen schneller und sparen seit dem ersten Monat Verwaltungskosten.
Im E-Commerce zählt Geschwindigkeit, aber unsere Prozesse waren ein Chaos. DER RÜDIGER hat uns gezeigt, wie wir unsere Insellösungen vernetzen. Er redet nicht lange, er weiß als ehemaliger Geschäftsführer, welche Hebel man umlegen muss. Absolut praxisnah.
Das Co-Pilot-Programm war perfekt für unsere Neuausrichtung. Er hat mir geholfen, die Organisation neu zu strukturieren, ohne die Führung aus der Hand zu nehmen. Die Umsetzung ist jetzt konsequenter, die Teams arbeiten effizienter.
Über
Über Timo Rüdiger und Der Rüdiger Consulting
Timo Rüdiger ist Inhaber von Der Rüdiger Consulting und unterstützt Unternehmen dabei, digitale Prozesse klarer, effizienter und nutzbarer zu gestalten. Mit der Workflow-Schmiede bündelt er Beratung, Prozessverständnis und technische Umsetzung zu einem spezialisierten Angebot für KI-gestützte Workflows in KMU. Als zertifizierter BAFA-Berater unterstützt er Unternehmen zudem dabei, passende Fördermittel für ihre Beratung zu nutzen.
Verhandlungssicheres Englisch
Der Anspruch: keine KI-Spielerei, keine unnötige Komplexität, sondern konkrete Entlastung für echte Geschäftsprozesse.
Blog
Wissen für KI-Automatisierung im Mittelstand
Lassen Sie uns Ihren ersten KI-Workflow prüfen.
Beschreiben Sie kurz, welcher Prozess Sie aktuell Zeit, Nerven oder Qualität kostet. Wir melden uns mit einer ersten Einschätzung und einem Vorschlag für den nächsten sinnvollen Schritt.
- 30 Minuten, unverbindlich
- Erste Einschätzung Ihres Potenzials
- Konkreter Vorschlag für den nächsten Schritt