Angebote schneller erstellen mit KI

Ein Angebot zu schreiben dauert selten wegen des Schreibens lange. Die Zeit geht für das Drumherum drauf: die Anfrage noch einmal durchlesen, im letzten vergleichbaren Angebot nach den passenden Textbausteinen suchen, Preise aus der Kalkulationstabelle holen, Liefer- und Zahlungsbedingungen aus einer alten Datei kopieren. In vielen Betrieben liegen zwischen Anfrage und verschicktem Angebot deshalb mehrere Tage. Der Wettbewerber, der noch am selben Tag antwortet, hat damit einen Vorteil, der mit dem Preis nichts zu tun hat.

Was die KI übernimmt – und was nicht

Die Kalkulation bleibt bei Ihnen. Ein Sprachmodell kennt Ihre Margen nicht, Ihre Einkaufspreise nicht und die Vorgeschichte mit dem Kunden auch nicht. Was es gut kann: aus einer Anfrage die relevanten Angaben herausziehen, den passenden Leistungsumfang aus Ihrem eigenen Baukasten vorschlagen und daraus einen sauber formulierten Entwurf bauen. Sie prüfen Positionen und Preise, korrigieren und geben frei.

• Anfrage lesen und Menge, Termin, Leistung und Ansprechpartner strukturiert erfassen
• Passende Textbausteine und Leistungspositionen aus dem eigenen Katalog vorschlagen
• Stammdaten aus CRM oder Buchhaltung übernehmen, statt sie abzutippen
• Einen vollständigen Entwurf im Angebotsprogramm anlegen – als Entwurf, nicht als versendetes Dokument
• Nach dem Versand an die Nachfassfrist erinnern

Ohne aufgeräumten Bausteinkatalog geht es nicht

Der Workflow ist nur so gut wie das, woraus er schöpft. Wer vierzig alte Angebote als Vorlage in ein Modell kippt, bekommt einen Durchschnitt aus vierzig Angeboten – inklusive der Fehler und der Preise von vor drei Jahren. Sinnvoller ist ein geordneter Katalog: je Leistung eine geprüfte Beschreibung, eine Einheit und ein aktueller Preis oder eine klare Preislogik. Diese Aufräumarbeit kostet ein bis zwei Tage und ist der eigentliche Hebel. Die Automatisierung darüber ist danach vergleichsweise schnell gebaut.

Preise gehören nicht ins Sprachmodell

Lassen Sie Preise nicht vom Modell schätzen. Der belastbare Weg sieht anders aus: Das Modell wählt Positionen aus Ihrem Katalog aus, die Preise werden anschließend aus der hinterlegten Tabelle oder direkt aus dem Angebotsprogramm eingesetzt. So kann keine Zahl entstehen, die nirgends hinterlegt ist. Ergänzend hilft eine feste Regel, ab welchem Auftragswert oder bei welchen Sonderfällen ein Entwurf zwingend von einer zweiten Person gegengelesen wird.

Wie der Ablauf im Alltag aussieht

• Die Anfrage kommt per Formular oder E-Mail herein und wird automatisch erfasst
• Der Workflow legt Kunde und Vorgang an oder ordnet beides einem bestehenden Kontakt zu
• Ein Entwurf mit Positionen, Text und Konditionen entsteht im Angebotsprogramm
• Sie prüfen, passen an, geben frei und versenden
• Bleibt die Antwort aus, erinnert der Workflow nach der vereinbarten Frist

Spürbar kürzer wird die Bearbeitungszeit vor allem bei Standardanfragen. Komplexe Sonderfälle bleiben Handarbeit und sollten es auch bleiben. Beginnen Sie deshalb mit der Angebotsart, die Sie am häufigsten schreiben, und lassen Sie die Ausnahmen zunächst außen vor. Wenn dieser eine Fall zuverlässig läuft, nehmen Sie den nächsten dazu. Wie Sie den passenden Prozess auswählen und einen ersten Pilot aufsetzen, lesen Sie im Leitfaden zur KI-Automatisierung für KMU.

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